Para cualquier negocio cuya existencia se base en citas y reservas, es indispensable disponer de un programa que permita gestionar de manera eficaz y sencilla calendario, horarios, espacios y empleados. Un sistema de reservas online y cita previa, no solamente permitirá agilizar el trabajo diario, si no que también puede convertirse en una poderosa herramienta de marketing y captación de nuevos clientes.
Peluquerías, clínicas dentales, centros de estética y belleza, academias de idiomas, gimnasios, ópticas, dietistas, fisioterapeutas… para todos estos negocios contar con un servicio de cita previa online es esencial para gestionar su flujo de trabajo diario. Sin embargo la posibilidad de realizar una reserva online no sólo ayuda a los profesionales y dueños de los negocios a gestionar su agenda diaria, sino que también representa una ventaja para los clientes, permitiéndoles realizar una reserva de forma rápida y sencilla.
A continuación te contamos todas las ventajas de utilizar un sistema de reservas online para tu negocio y qué tener en cuenta a la hora de elegirlo para que se ajuste a tus necesidades. Además conceraás programoas y app para gestionar reservas gratis disponibles hoy en día en el mercado.
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🏪 Qué Negocios Pueden Beneficiarse de un Sistema de Reservas Online
Cómo puedes imaginar, esta lista puede ser bastante larga. Son multitud los negocios, tiendas y comercios locales que pueden traer beneficio por utilizar un sistema de reservas online, como por ejemplo:
- Centros de Belleza y Estética
- Peluquerías
- Clínicas Dentales
- Gimnasios y Centros Deportivos
- Ópticas
- Academias de Idiomas
- Dietistas y Nutricionistas
- Salas y Locales de Eventos
- Hoteles, Apartamentos y Alojamientos Turísticos
- Guías Turísticos
✅ Ventajas de Utilizar un Programa de Reservas Online
La principal ventaja de utilizar un sistema de citas online es que podrás reducir enormemente la carga administrativa para concentrarte únicamente en lo que de verdad importa: tu negocio. Una herramienta de reservas online te ayudará a ser más eficaz, ahorrando tiempo, dinero y esfuerzo. Pero vamos a ver cuales son las principales de estas ventajas.
1. 🤖 Disminuir el Trabajo Manual y Automatizar Procesos
No es raro encontrar empresas que todavía apunten las reservas con papel y boli. Si tu negocio es pequeño puede funcionar, pero en cuanto comience a crecer un poco, los límites saltarán a la vista. Necesitarás un empleado que atienda el telefono o las consultas que recibes vía web o WhatsApp y que encargue de gestionarlas manualmente. Con un sistema de citas o reservas online podrás automatizar este proceso y así reducir tu carga de trabajo o la de tus empleados.
2. 📅 Visualizar Reservas y Disponibilidad en Cualquier Momento
Un sistema de reservas online te permitirá ver el calendario de reservas y la disponibilidades de manera sencilla con tan sólo un vistazo. No necesitarás tener registros en papel y toda la información estará visible en el sistema de reservas online o en tu página web. Además podrás tener acceso al calendario en cualquier momento y desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.
3. 💳 Posibilidad de Recibir Pagos Online
Muchos de los sistemas de reservas online permiten recibir pagos al momento de reservar, tanto un anticipo como un pago completo. Si el cliente ha realizado un pago para su reserva, las posibilidades que decida no acudir a tu establecimiento serán menores.
4. ⏰ Tener El Negocio Abierto las 24 Horas
Si tus clientes pueden coger cita en tu negocio directamente a través de tu página web, será como si les estuvieras atendiendo las 24 horas. Hoy en día digitalizar un negocio ya está al alcance de cualquier bolsillo.
5. 🙋♂️ Posibilidad de Captar Nuevos Clientes
Cada día pasamos más tiempos conectados a Internet y a las redes sociales. Si tu negocio ofrece la posibilidad de realizar una reserva online, cualquier usuario de Internet es un nuevo cliente potencial: tan sólo tendrá que entrar en tu página web, seleccionar el día y hora que esté disponible y reservar.
🕵️♂️ Cómo Elegir Un Software de Reservas Online
Para elegir el mejor sistema re reservas online para tu negocio tienes que tener claro cuales son tus necesidades. Sería complicado ir actividad por actividad, pero en línea general estas son los elementos que te recomendamos tener en cuenta:
1. 💬 Idioma
Hay muchas herramientas disponibles en el mercado y algunas son en inglés. Por esta razón si no te sientes comodo/a en este idioma, te recomendamos que te centres en las opciones en español que hay muchas y también muy buenas.
2. 📚 Cantidad de Agendas
Si en tu centro trabajan más personas y cada una tiene su agenda/calendario, tendrás que verificar que el sistema permita gestionar múltiples agendas para múltiples empleados y trabajadores.
3. 🔢 Variedad de Servicios
Las herramientas más sencillas no permiten configurar duraciones distintas para distintos servicios. Si tus servicios tienes duración distintas (por ejemplo de 30, 45, 60, 90 minutos etc.) tendrás que mirar si la herramienta permite realizar este tipo de configuración.
4. ⚙️ Sincronización e Integraciones
Ten en cuenta la posibilidades de sincronización e integración. Dos de la principales a considerar son con Google Calendar y WordPress. Si organizas tu actividad con Google Calendar, el sistema deberá poder acceder al calendario y ver las horas para evitar que un cliente reserve su cita a una hora ya ocupada. Si tu web está hecha en WordPress u otro CMS, averigua que la herramienta disponga de un plugin o un widget para que pueda ser integrada con facilidad.
5. 🛎️ Recordatorios Automáticos
De poco sirve digitalizar el proceso de reservas si luego tu cliente no aparece porqué se le ha olvidado. La mayoría de soluciones de reservas online cuentan con un sistema de recordatorio por email. Si prefieres un SMS, será más efectivo pero supondrá un coste añadido.
6. 🧾 Facturación
Si necesitas que el sistema de reservas emita también facturas, tal vez estés buscando un ERP (o sistema de gestión empresarial). Muchas herramientas de reservas permiten emitir factura, sin embargo es un tema bastante delicado ya que entran en juego impuestos locales y otros factores. Por ejemplo, si además de los servicios de las reservas también facturas otros conceptos, deberás pasar las facturas de un sistema a otro, con los inconvenientes que esto conlleva.
💰 Sistema de Reservas Online Gratuito
¿Cuánto cuesta un sistema de reservas online? Todo depende de tus necesidades. El mercado ofrece numerosas herramientas: la mayoría de ellas permite empezar con un sistema de reservas online gratuito y luego pasarte a un plan de pago, según cuál sean tus necesidades. Puedes empezar con una solución gratuita que cumpla con tus requisitos mínimos. Si tus necesidades cambian o tu volumen de reservas crece, entonces será justificado el cambio a una herramienta de pago que te ofrezca más funcionalidades. Desde luego, hoy en día no faltan en el mercado app para gestionar reservas gratis.
📊 Comparativa Entre Los Mejores Programas de Reservas Online
Y finlamente llegamos a la comparativa entre los principales programas de cita previa y software de reservas online.
| Nombre | Enlace | Desde | Idioma | Multi-agenda | Multi-servicio | Google Calendar | Integración WordPress | Citas Recurrentes | Recordatorios | Reservas vía Facebook | Facturación |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Simply Book Me |  | 0,0€ / Mes (o 8,00€ / Mes) | 🇪🇸 ESP | Email y SMS | |||||||
| 10to8 |  | 0,0$ / Mes (o 9,60$) | 🇬🇧 ING | Email y SMS | |||||||
| Calendly |  | 0,0$ / Mes (o 8,00$) | 🇪🇸 ESP | Email y SMS | |||||||
| FLOWww |  | 29,00 € / Mes | 🇪🇸 ESP | Email y SMS | |||||||
| Timify |  | 0,0€ / Mes (o 25,00€ / Mes) | 🇪🇸 ESP | ||||||||
| Bookit It |  | 14,50€ / Mes | 🇪🇸 ESP | Email y SMS | |||||||
| Shore |  | 29,00€ / Mes | 🇪🇸 ESP | Email y SMS | |||||||
| Reservio |  | 0,0€ / Mes (Pro bajo presupuesto) | 🇪🇸 ESP | Email y SMS | |||||||
| You Can Book Me |  | 09,00 € / Mes | 🇬🇧 ING | Email y SMS | |||||||
| Set More |  | 25,00$ / Mes | 🇪🇸 ESP | Email y SMS | |||||||
| Planyo |  | 21,84€ / Mes | 🇪🇸 ESP | Email y SMS | |||||||
| Timp Pro |  | 46,75€ / Mes | 🇪🇸 ESP | Email y SMS | |||||||
| Vcita |  | 19,00$ / Mes | 🇪🇸 ESP | Email y SMS | |||||||
| Reserva CEX |  | 0,0€ / Mes (Pro 15€ / mes) | 🇪🇸 ESP |
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