Cómo Crear una Sociedad Limitada en Gipuzkoa

Guía para crear una Sociedad Limitada en Gipuzkoa

A finales de 2024, decidí constituir una sociedad limitada (SL) en Gipuzkoa. Opté por hacerlo yo mismo, en lugar de contratar una asesoría, porque quería comprender de primera mano los entresijos burocráticos de este proceso. Adelanto que, a menos que tengas una motivación similar, no merece la pena en términos de tiempo invertido. Soy ingeniero industrial, no soy experto en temas tributarios ni fiscales y he realizado este experimento sin contar con el asesoramiento de ningún experto, únicamente con la ayuda de los funcionarios y del notario y de la información que he encontrado en Internet.

Costes para crear una Sociedad Limitada en Gipuzkoa

El coste de subcontratar este servicio oscila entre 300 € (asesorías online de bajo coste) y 800 € (asesorías tradicionales). Incluso 800 € me parece muy barato dada la complejidad del proceso. A este coste habría que sumar:

• Registro del nombre: 27€
• Notaría: 200 € (aproximadamente).
• Registro Mercantil: 250 € (dependiendo de las características de la sociedad).
• Capital social: 3.000€

En este artículo detallaré el proceso de constitución en Gipuzkoa, que tiene algunas particularidades debido a su sistema de hacienda foral.

Desafíos del Proceso Burocrático

A pesar de la amabilidad de los funcionarios, la fragmentación del conocimiento entre ellos (en muchos casos cada funcionario sólo es experto en un área muy específica), que suele haber cambios en los trámites (lo que el año pasado se hacía de una manera este año igual se hace de otra) y la complejidad del proceso burocrático representaron uno de los principales obstáculos y retos del experimento. Aunque gran parte del proceso se ha digitalizado, parece evidente que no se ha optimizado desde la perspectiva del contribuyente. Me pregunto si no se han realizado comparativas con modelos de otros países que han logrado simplificar estos trámites de manera efectiva.

La consecuencia de lo anterior es que ningún funcionario público suele tener la visión integral del proceso completo, cosa que sí sucede en el caso de las Asesorías. Esto dificultó enormemente encontrar una guía clara para navegar por todos los pasos, lo que resultó en callejones sin salida y una considerable pérdida de tiempo. Por otro lado la información encontrada en Internet no tenía en cuenta las particularidades de Gipuzkoa.

Brecha digital en los trámites de la Hacienda Gipuzkoana

La Hacienda Gipuzkoana ha realizado un meritorio esfuerzo para digitalizar y poder hacer muchos trámites a través de la web de Hacienda Foral mediante accesos electrónicos como el BAKQ o un certificado electrónico. Lo que resulta sorprendente es que en caso de empresas y autónomos muchos trámites sólo se pueden hacer online y otros (los que menos) sólo se pueden hacer presencialmente. Dentro de mi desconocimiento, cogí hora y me presenté en Hacienda con ánimo de completar con su ayuda y/o entregar los diferentes modelos 036, 840, 60S…me despacharon con amabilidad y  me dijeron que esos trámites ya no se pueden hacer presencialmente, que únicamente se pueden hacer online y que para que me ayudaran a completarlos debía llamar por teléfono al número que se mostraba en la página web de la Hacienda Foral del Gipuzkoa. La brecha digital para autónomos y pequeños negocios no digitalizados es evidente y descorazonador. Nadie se puede imaginar un acceso con escaleras sin un medio alternativo accesible para una persona con problemas físicos a un edificio público pero parece que no pasa nada con la brecha digital cuando lo ejercen los poderes públicos.

Tiempos de creación de empresas en España y en Gipuzkoa

He encontrado noticias que hablan de que el tiempo medio para crear una empresa en España es de 13 días, desconozco cómo funciona en otras provincias, pero lo que estoy seguro es que en el caso de Gipuzkoa ese plazo es imposible, a no ser que se diferencie entre la constitución de la sociedad y la creación de la empresa en la que incluyo la finalización de todos los procesos y su puesta en marcha completa.  Yo empecé en octubre y acabé en diciembre, unos 80 días. Pero es cierto que lo iba haciendo en los huecos que mi trabajo me permitía y con pérdidas de tiempo por desconocimiento del proceso. Pero una vez conocido completamente el proceso y con elevada dedicación lo podría completar como muy rápido en un mes. No veo la forma de hacerlo antes porque sólo el Registro Mercantil tarda alrededor de tres semanas en inscribir la sociedad. Sin embargo, sin acabar todo el proceso, sí sería capaz de conseguir emitir facturas en 7-10 días. No entro a valorar el tiempo con otras opciones como comprar una SL ya constituida, que después de la experiencia vivida me parece una opción muy interesante.

Un Llamado a la Simplificación

Si algún político o responsable burocrático lee esto, insto a estudiar formas de simplificar este proceso. Hay estudios como Statista que aseguran que hay países como Dinamarca donde crear una empresa toma sólo tres días. Aunque habría que comprobar si es verdad, como yo he comprobado por mi propia experiencia, que al menos en Gipuzkoa es imposible crear una empresa en 13 días como asegura el mismo estudio de promedio para España .

Guías y Referencias para crear una empresa:

He utilizado la siguiente bibliografía. Aunque no se adaptaba al 100% al caso de Gipuzkoa, me ha servido de guía:

• Como crear una sociedad limitada desde cero de Ayudapymes.com
• Guía general para crear una SL de Infoautónomos.com

Pasos para Constituir una SL en Gipuzkoa

A continuación, detallo los pasos que seguí:

1. Registrar el Nombre de la Empresa – Plazo aproximado: 1 día – Coste: 27€

Debes solicitar una certificación negativa de denominación en la web del Registro Mercantil Central: https://www.rmc.es/IntroDenominaciones.aspx

Este documento garantiza que el nombre que eliges para tu empresa no está siendo usado por otra sociedad. El proceso te obliga a elegir 5 nombres ordenados de primera opción a última, de manera que si la primera opción no fuera aprobada se registraría el segundo nombre y así sucesivamente. Se pueden elegir nombres con varias palabras.

Es recomendable comprobar que no hay ninguna marca en el mundo registrada con el nombre de la sociedad limitada que has elegido, para ello puedes consultar la siguiente página: https://www.oepm.es/es/herramientas/buscador-base-de-datos/buscador-marcas-y-nombres-comerciales/

En esta otra página web te dice las posibilidades de que sea aceptado un nombre de sociedad: https://www.codigoscnae.es/buscador-denominaciones

El coste fue de 27€ y el plazo de registro una vez realizada la solicitud fue de 1 día.

2. Abrir una Cuenta Bancaria Provisional – Plazo aproximado: 1 día – Necesario punto 1 – Ingreso en cuenta: 3000€

En esta cuenta deberás depositar el capital social mínimo exigido (normalmente 3.000 € para una SL). El banco emitirá un certificado que necesitarás para los siguientes pasos.
La cuenta creada es provisional y más adelante deberá proporcionar las escrituras ya registradas para poder activarse la cuenta bancaria. Nosotros creamos la cuenta bancaria provisional con Laboral Kutxa un banco tradicional y muy popular en Gipuzkoa . Por ejemplo el neobanco online Revolut no nos daba la opción de abrir este tipo de cuentas provisionales.

3. Redacción de los Estatutos Sociales – Plazo aproximado: 1 día – Necesario punto 1

Los estatutos definen las normas de funcionamiento interno de la sociedad. Es importante que estén bien redactados para evitar problemas futuros.

A nosotros la Notaria nos proporcionó un modelo de Estatutos genérico en el que nos basamos. Nuestra sociedad es una sociedad limitada formada por 2 socios solidarios. En dichos estatutos se incluyeron todas actividades CNAE que se iban a realizar en el presente y también las que pensábamos que podríamos desempeñar en el futuro,  también se indicó la actividad principal. Este punto es importante, porque aunque las diferentes actividades se registran más tarde en Hacienda a través del modelo 840 es necesario que previamente estén recogidos en los Estatutos, en caso contrario deberemos incluirlos en los Estatutos y volver a pasar por el Notario.

En este punto puede ser interesante un asesoramiento legal, aunque nosotros no lo hicimos.

4. Escritura Pública y NIF/CIF Provisional – Plazo aproximado: 3-4 días – Necesarios punto 1,2 y 3 – Coste: 203,46€

Con la certificación del nombre, el certificado bancario, los estatutos y los DNI de los socios, acude a una notaria para otorgar la escritura pública de constitución. En este paso el notario también nos solicitó un NIF/CIF provisional para la sociedad. No sé si todos los notarios lo hacen, pero el nuestro lo hizo.

La notario que contratamos fue Larraitz Franco, una persona muy profesional y recomendable :  https://sedenotarial.com/maria-larraitz-franco-galarraga-notario/

El plazo de 3-4 días mínimo los calculo de la siguiente manera: una vez completado el estatuto pedimos cita de constitución con el notario  (nos la dieron a los 3 días) y después de la cita tardaron 1 día en darnos las escrituras.

5. Solicitar BAKQ  (plazo: 1 día)

El administrador de la sociedad deberá obtener un BAKQ (sistema de identificación electrónica en Gipuzkoa) para poder realizar gestiones tributarias en nombre de la empresa. En esta web te explican como hacerlo: https://egoitza.gipuzkoa.eus/es/b-kq. Yo solicité cita presencial en Hacienda Tributaria de Errotaburu y me dieron cita de un día para otro. Sólo me pidieron el DNI y firmar.

6. Solicitar la Representación Tributaria (plazo: 1 día) – Necesarios puntos 4 y 5

Para ello entré con mi clave BAKQ de persona jurídica en la página de «MIS TRÁMITES» de la hacienda de Gipuzkoa: https://egoitza.gipuzkoa.eus/WAS/CORP/WATTramiteakWEB/inicio.do?idioma=C

Una vez dentro solicité la representación tributaria de la sociedad desde la sección:
«Mis representaciones > Alta y gestión de representaciones>Representación tributaria>Alta de nueva representación tributaria».

Durante el trámite tuve que subir las escrituras originales previamente escaneadas, en mi caso fue bastante laborioso ya que sólo  disponía de un escáner sencillo y tuve que escanear 50 hojas una a una.

Desde que subí la solicitud hasta que lo aprobaron pasó 1 día (lo solicité a media mañana y a primera hora del día siguiente ya estaba aceptada la solicitud)

7. : Alta de Actividad Modelo 840 – Plazo: 1 día – Necesario punto 6

Es un Trámite Online que hay que hacer en la Hacienda Foral. Para ello hay que entrar en la plataforma Zergabidea de la Hacienda gipuzkoana con el BAKQ: https://zergabidea.gipuzkoa.eus/WAS/HACI/HGFZergaBideaWEB/login/?locale=eu_ES

Tras elegir actuar como representante de la SL puedes completar online los diferentes modelos. Para completar el modelo 840 de alta de actividad tuve que llamar por teléfono a Hacienda para que me guiaran, por que no entendía el vocabulario utilizado y porque este modelo se utiliza para varios trámites y sólo había que completar algunos de los campos del formulario e ignorar el resto. También tienes que elegir el IAE adecuado para tu actividad. Esta web no oficial es bastante útil: https://www.iae.com.es

7.1. Ya puedes emitir la primera factura en nombre de la SL –  Necesario punto 7

En este punto ya podrías emitir la primera factura a nombre de la Sociedad Limitada. Pero hay que tener en cuenta que en Gipuzkoa todas las facturas tienen que sincronizarse con la Hacienda Gipuzkoana a través del sistema Ticketbai. Por lo que tendríamos 2 opciones:

a) A través de FACTURABAI: https://zergabidea.gipuzkoa.eus/WAS/HACI/HGFZergaBideaWEB/ticketbai/inicio

b) A través de programas comerciales de facturación conectados con Ticketbai y que no requieran usar el certificado digital de la SL, por ejemplo Holded utiliza un certificado digital suyo en representación de terceros con tu autorización.

En cambio no podrías emitir facturas si tu programa de facturación requiere que subas el certificado digital de la SL para conectarse con Ticketbai. Como es el caso por ejemplo Contasimple. Ya que para obtener un certificado electrónico en nombre de la empresa necesitas que la sociedad esté registrada en el Registro Mercantil.

8. Completar el Modelo 60S – Necesario punto 6

Es un Trámite Online que hay que hacer en la Hacienda Foral. Para ello hay que entrar en la plataforma Zergabidea de la Hacienda gipuzkoana con el BAKQ: https://zergabidea.gipuzkoa.eus/WAS/HACI/HGFZergaBideaWEB/login/?locale=eu_ES

El modelo 60S se completa online y luego lo imprimes para llevarlo al Registro. Yo necesité llamar al soporte telefónico de Hacienda para completar el Modelo 60S ya que no es fácil de completar si no estás familiarizado con términos tributarios.

9. Inscripción en el Registro Mercantil – Plazo: 3 semanas, 15 días laborales- Necesario punto 8 – Coste: 253,3€

Posteriormente, presenté en el Registro Mercantil, las escrituras, el 60S, un formulario de solicitud de registro proporcionado por el Registro y una provisión de 200€ . Este proceso puede tardar hasta tres semanas.

En nuestro caso cumplieron exactamente 3 semanas, es decir nos escribieron el último día de los 15 laborales de plazo máximo. Tenía entendido que si no cumplen dicho plazo legal se puede solicitar una rebaja del 30% de coste de registro, por lo que supongo que en el Registro se cuidan de cumplir ese plazo, pero lo cumplen al límite.

10. Activar la Cuenta Bancaria Provisional y solicitar accesos online – Plazo: 1 día – Necesario punto 4

Una vez completados los pasos anteriores, puedes transformar la cuenta bancaria provisional en una cuenta operativa y solicitar los accesos necesarios para la gestión de la misma. Para ello tuvimos que enviar a nuestro gestor de la Laboral Kutxa una copia escaneada de las escrituras.

Para solicitar los accesos online de la cuenta así como una tarjeta de crédito asociada tuvimos que ir presencialmente con el DNI a una sucursal.

11. Obtención del NIF/CIF Definitivo Modelo 036 – Plazo: 1 día – Necesario punto 6

Este paso formaliza el registro fiscal de la sociedad. Es un Trámite Online que hay que hacer en la Hacienda Foral. Para ello hay que entrar en la plataforma Zergabidea de la Hacienda gipuzkoana con el BAKQ: https://zergabidea.gipuzkoa.eus/WAS/HACI/HGFZergaBideaWEB/login/?locale=eu_ES

Lo mismo que para el modelo 840 tuve que llamar para pedir soporte telefónico a Hacienda para completarlo.

Como curiosidad cuando llamas a Hacienda para solicitar soporte telefónico sobre un modelo, te pasan con un técnico especializado sobre dicho modelo (ejemplo 840). Si le preguntas sobre otro modelo (por ejemplo 60S) te remitirá donde otro técnico, ya que parece que cada técnico sólo conoce un modelo.

12. Solicitar certificado electrónico para firma digital en representación de la SL – Plazo: 1 día – Necesario punto 7

Lo solicité gratuitamente a través de la Casa y Moneda y Timbre. Como disponía de DNI electrónico con un lector físico pude pedirle al momento.

En esta página se explican los pasos: https://www.sede.fnmt.gob.es/certificados/certificado-de-representante/administrador-unico-solidario

Con el certificado digital ya podemos facturar en todos los programas comerciales de facturación.

13. Solicitar Representación Legal Online – Plazo 1 día – Necesario punto 7

Me dijeron que la representación tributaria inicial que solicité inicialmente sin registrar la empresa en el Registro Mercántil sólo tiene validez de 6 meses, por lo que solicité la representación legal de la SL que incluye las competencias de la representación tributaria y tiene validez para varios años.

Para ello entré con mi clave BAKQ de persona jurídica en la página de «MIS TRÁMITES» de la hacienda de Gipuzkoa: https://egoitza.gipuzkoa.eus/WAS/CORP/WATTramiteakWEB/inicio.do?idioma=C

Una vez dentro solicité la representación tributaria de la sociedad desde la sección:
«Mis representaciones > Alta y gestión de representaciones> Representación legal > Alta nueva representación legal»

Conclusión

Constituir una SL en Gipuzkoa es un proceso desafiante y lento, pero no imposible. Si decides hacerlo por tu cuenta, esta guía puede ahorrarte tiempo y frustraciones. Si prefieres evitar complicaciones, delegar el proceso en una asesoría es una inversión que vale la pena. Aunque en mi  caso, si tuviera que volver a crear una sociedad limitada en Gipuzkoa lo primero que valoraría sería comprar una sociedad limitada ya constituida.

Espero que esta guía sea útil para quienes deseen emprender este reto por su cuenta.

¡Buena suerte en tu aventura empresarial!